З огляду на все вищевикладене, вважаю, що самим ідеальним варіантом для нас є сукупність наступних дій:
- Створити наказ про закріплення за кожним співробітником певного комп'ютера відповідно до номерами, присвоєними інвентарної описом.
- Створити наказ про заборону встановлення співробітниками на комп'ютерах неліцензійного програмного забезпечення, а так само зберігання аудіо-, відео- та інших файлів без наявності ліцензії на право з використання та зберігання.
- Системному адміністратору самому перевірити всі комп'ютери в офісі і в разі виявлення програм або файлів, які порушують авторські та суміжні права, все їх негайно видалити.
- Технически создать запрет на установление самостоятельно пользователем любых программ (что бы ставить любые программы мог только системный администратор). Если это технически возможно, то установить так же невозможность самостоятельно пользователю копировать на компьютер всякого рода аудио- и видеофайлы.
- Создать на каждый компьютер учетную карточку программ, которые там установлены и приказами закрепить за каждым сотрудником наличие таких программ в их компьютерах и еще раз (дополнительно к приказу из п. 2 этого перечня) запретить устанавливать самостоятельно АБСОЛЮТНО любые программы, а также хранить в компьютере любые аудио- и видеофайлы, кроме тех, которые имеются в учетной карточке.
- Хотя бы раз в две недели системному администратору проводить аудит всех компьютеров с целью выявления файлов и программ, нарушающих авторские и смежные права.
- Провести собрание всех сотрудников с целью уведомления о наличии, предусмотренной законодательством ответственности (административной, уголовной и гражданской) за нарушение авторских и смежных прав и о возможности предприятия в случае выявления контролирующими органами и наложения любых штрафов взыскивать все эти суммы с сотрудников, в компьютере у которых будут найдены такие программы ( а также аудио- и видео файлы). Такое собрание оформить протоколом общего собрания коллектива предприятия.
- Неофициально (без приказа) установить ответственность в виде штрафа (например, в сумме 500 гривен) в случае нарушение любого из вышеуказанных требований. Думаю, что никто из сотрудников не будет против, понимая серьезность этой ситуации и прежде чем нарушать эти правила, подумает, стоит ли терять из з\п такую сумму. И в случае выявления таких нарушений не жалеть виновного и штраф все-таки накладывать. Думаю, что в случае наличия такого претендента это будет хорошим, а главное запоминающимся уроком не только для виновного, но и для всех остальных.
- Возложить на системного администратора обязанность (приказом и должностной инструкцией) устанавливать только лицензионное программное обеспечение и контролировать наличие на всех компьютерах файлов и программ, которые нарушают авторские и смежные права, а в случае их обнаружения немедленно их удалять и уведомлять о таком факте директора.